🔰 Infographie Microsoft Teams : tout savoir sur les notes collaboratives de réunion

Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

👀 Chaque mois, je publie une nouvelle infographie présentant une astuce, une nouveauté sur les solutions Microsoft teams / Microsoft 365 que vous pouvez utiliser dès aujourd'hui sur votre plateforme.

Comment permettre aux participant(e)s d'une réunion de retrouver l'ordre du jour, le compte-rendu de réunion et les tâches attribuées aux un(e)s et aux autres dans une seule et même interface ?

Avec le travail hybride, les réunions à distance font désormais partie intégrante de la vie professionnelle.

Vous participez ou vous organisez beaucoup de réunions. Vous avez souvent le sentiment que les informations sont éparpillées, qu'il faut ouvrir plusieurs documents pour accéder soit à l'ordre du jour, soit au compte-rendu, soit aux tâches qui ont été attribuées.

Vous pensez que ce serait bien qu'il existe une seule et même interface où vous pourriez retrouver l'ensemble de ces éléments mais aussi contribuer à l'écriture de l'ordre du jour, du compte-rendu ou à l'affectation des tâches.

Il est à présent possible au moment de la planification d'une réunion teams ou lors d'une réunion teams d'activer un espace éditable par tous qui se trouve soit en bas de page dans la fenêtre de planification d'une réunion, soit via l'onglet "Notes" lorsque la réunion a déjà commencé.

Cet espace se présente sous la forme d'un composant Loop, reprenant le titre de la réunion et composé par défaut de 3 sections :

• Agenda

• Notes de réunion

• Tâches de suivi

Comme il s'agit d'un composant Loop, vous n'êtes pas contraint de respecter "à la lettre" ces 3 espaces. Vous pouvez à tout moment modifier les noms de ces 3 sections et rajouter du contenu éditable avec la touche "/"

Comme tout est synchronisé, vous pouvez voir en temps réel où les personnes écrivent (sous forme de bulles) et revenir éventuellement sur certaines parties après la réunion.

Si l'espace pour ce composant Loop vous semble trop petit, vous pouvez l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre en cliquant sur les "..." puis "Ouvrir dans le navigateur"

Comme il s'agit de nouveau d'un composant Loop, rien ne vous empêche par la suite de le partager à d'autres personnes qui n'auraient pas pu assister à la réunion.

*Localisation et recherche des notes collaboratives

Le composant Loop est stocké dans le OneDrive de l'organisateur de la réunion sous le dossier "Réunion"

Pour l'organisateur comme pour les participants de la réunion, il existe différentes façons d'accéder aux notes, une fois la réunion terminée :

a) Soit par OneDrive dans le dossier réunion

b) Soit par OneDrive dans la carte de la réunion accessible via la section "parcourir par réunion"

c) Soit par la recherche globale de Microsoft 365

d) Soit par le calendrier Teams en revenant sur l'invitation

e) Soit par le chat de la conversation de la réunion présent dans conversation / barre latérale gauche de Teams

f) Soit dans la future application Teams "Meet"

* Fonctionnement des tâches dans les composants Loop

A tout moment de la réunion, vous pouvez affecter des tâches à des personnes en précisant des dates d'échéance.

Lorsqu'une tâche vous a été assignée au cours de la réunion, vous recevez également une notification par courriel et la tâche est automatiquement synchronisée avec Planner et To Do.

Dans Todo, vous retrouvez vos tâches dans la partie "Affecté à moi" et vous pouvez également accéder au planner lié à la réunion en ouvrant la boite "Applications de tâches" dans le composant loop pour choisir "Ouvrir dans le plannificateur"

*Mais, et OneNote ?

Il est prévu pour fin 2023-début 2024 de pouvoir insérer le composant Loop directement dans une page OneNote et de pouvoir ainsi continuer à éditer le contenu du composant, en complément d'autres informations qui pourraient être intégrés dans la page OneNote. A suivre donc de près ....

Voici ci-dessous quelques points de vigilance à avoir en tête

- Votre administrateur ne doit pas avoir bloqué les composants Loop

- Les utilisateurs doivent avoir accès à OneDrive for business

- Les notes collaboratives sur Loop sont stockées dans le OneDrive de l'organisateur et partagées avec les participant(e)s de la réunion

A date de parution de cet article,

- Les participants externes et invités ne peuvent pas accéder aux notes de réunion avant ou pendant la réunion.

- Il peut y avoir des erreurs dans des réunions avec plus de 100 participants.

- Les notes collaboratives ne sont pas encore pris en compte dans les réunions de canaux, les Meet Now et les réunions 1:1.

- Pour ceux qui sont en Onprem, les notes collaboratives ne peuvent pas être ajoutées au moment de la planification de la réunion. L'invitation doit d'abord être envoyée.

- Les notes collaboratives de réunion fonctionnent mal aujourd'hui avec les réunions récurrentes que vous avez planifiées.

Les notes collaboratives de réunion sont une très bonne solution pour toute organisation basée sur la confiance et le professionnalisme de tous (oui, tout le monde peut éditer l'agenda et non il n'est pas possible de le bloquer à une personne).

C'est aussi un gain de temps pour retrouver en un seul endroit toutes les informations et actions à mener.

Loop est indéniablement en pleine expansion et ce sera encore mieux quand on pourra ouvrir les notes collaboratives de réunion directement via la tuile Loop dans la barre latérale gauche de l'interface Microsoft 365 ou via l'application Loop

Si vous avez aimé cette infographie ou cette astuce sur Microsoft Teams et que vous pensez qu'elle sera également utile à d'autres personnes, n'hésitez pas à la partager